In de wereld van medezeggenschap springt de Ondernemingsraad(OR) van Haskoning Nederland B.V. eruit als een voorbeeld van effectieve,inclusieve representatie.
Over Medezeggenschap in Dialoog
Medezeggenschap in Dialoog interviewt met regelmaat organisaties en mensen die opvallen met hun inzet en impact voor medezeggenschap. Dit zijn soms organisaties die al met onze oplossing werken en andere keren niet. Medezeggenschap in Dialoog is de unieke, online raadpleging voor groepen van 10 tot 10.000en voor een onderbouwd advies, instemming of initiatief. Medewerkers bouwen voort op elkaars antwoorden op jullie vragen en geven hun scores voor steun, waardoor draagvlak vergroot en gemeten wordt. Ze hebben privacy en doen op hun eigen moment mee, vanuit hun eigen, natuurlijke werkomgeving. Dit vergroot deelname met 30-50% en een 50%hogere betrouwbaarheid. Dit is fundamenteel voor een effectieve dialoog met bestuurder en gedragen beslissingen.
Wat doet Haskoning en hoe werkt de medezeggenschap?
Haskoning is een internationaal advies- en ingenieursbureau voor de natuurlijke en gebouwde omgeving. In Nederland bestaat een robuusteOR-structuur van 19 leden, zorgvuldig verdeeld over verschillende groepen zoals business lines en corporate groups. Deze OR vertegenwoordigt de achterban optimaal door regelmatig overleg met de bestuurder, CEO, HR-directeuren en deRaad van Commissarissen (RvC) en Raad van Bestuur (RvB). Twee keer per jaar vindt een gezamenlijk overleg plaats conform artikel 24 WOR, met aanwezigheid van de RvB en een vertegenwoordiging van de RvC. Daarnaast is er zes keer per jaar een overleg met de CEO, directeur Nederland, HR directeur Nederland en de directeur HR van Global.
De opzet van de commissies
De OR structureert haar werk via gespecialiseerde commissiesop onderwerpen als arbeidsvoorwaarden, HR-beleid, ICT, huisvesting, Arbo, pensioen, strategie & innovatie, en business-specifieke lijnen. “We hebben commissies op onderwerp niveau, dus bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden enHR-beleid. Alle vragen die daarover binnenkomen, worden ook naar die commissie geleid,” aldus Nancy Nonkes, voorzitter van de OR. Daarnaast is er een flexibele taskforce voor ad-hoc kwesties, zoals grote reorganisaties. Daardoor kun je als OR snel reageren en inspelen op actualiteit en daar je rol in vervullen.
Open Leiderschap en Raadpleging
MZ in Dialoog vraagt naar het leiderschap, want dat kan een versterkende maar ook een verstorende invloed hebben op het plezier en succesvan een OR. Hoe zit dat bij Haskoning? Staat leiderschap open voor dialoog en hoe ziet leiderschap de betekenis van de achterban? “Bestuurders bij Haskoning staan open voor brede input”, geeft Nancy aan. Dat is waardevol want daardoor is je relatie constructief en open voor goede, onderlinge dialoog. Ze dagende OR uit: “Is dit breed gedragen vanuit de organisatie? Of heb je dit vaneen paar mensen gehoord?” Tools voor onze raadplegingen - MZ in Dialoog - helpen bij het raadplegen van medewerkers over allerlei onderwerpen, anoniem en op grote schaal. Hierdoor spreken ze vrijuit en bereiken we iedereen. Ze leren ook onderling van elkaar. “Door de twee rondes - in plaats van een gewone enquête met één ronde - haal je met deze vorm van raadpleging op waar draagvlak voor bestaat en waarvoor niet”, zegt Nancy.
Deze onderbouwing is belangrijk, want als je alleen heelveel open antwoorden ophaalt zoals met enquête, weet je als OR minder goed wat het belangrijkst is, in de ogen van de medewerkers. Dat kun je niet zelf gaan bedenken. Medewerkers scoren elkaars meningen, zonder terughoudendheid vanwege anonimiteit. Ze mogen dus vrijuit aangeven dat ze het helemaal niet eens zijn met meningen van anderen. Ook geven ze met scores aan dat ze het alsnog eens zijn met andere meningen waar ze zelf niet aan dachten.
Wat vraag je? Wat zeggen medewerkers?
De OR van Haskoning let bij dialogische raadpleging extra opeen zorgvuldige vraagformulering, bijvoorbeeld voor thema’s als de nieuwe strategie. Een goede vraag, goed afgebakend, is de basis voor een goede dialoog, waarbij medewerkers op elkaars meningen ingaan. Het is zelfs waardevol gebleken om de bestuurder letterlijke meningen te laten zien van wat gezegd en gesteund wordt. Zo leer je wat ze precies zeggen. We vinden het mooi als het leiderschap in situaties dan ook dingen kan herkennen wat gezegd is. Zo weten zij en wij ook dat ze zelf ook al behoorlijk goed hun ogen en oren open houden.
Andere perspectieven
De OR schakelt ook allerlei experts in. Mensen die van eenonderwerp veel afweten, zoals pensioen. Dan is er een stoel beschikbaar in de commissie. Daarnaast laten we ons op onderwerpen informeren door specialisten uit de organisatie. Denk aan uitleg over de governance in de organisatie. . Dat doen we dus niet alleen door online raadplegingen met medewerkers, zoals beschreven in de WOR, artikel 17, lid 1, maar ook met andere van buiten de OR.Ook schakelen we bij gelegenheden, zoals een nieuw beoordelingssysteem, lijnmanagers in om goed te begrijpen hoe zij iets zien.
Hybride raadpleging
We willen als OR ook niet-virtueel zichtbaar zijn en gaan zelf langs bij teams en afdelingen. We houden inloop bijeenkomsten op alle kantoren in Nederland, waarbij we vooral iedereen uitnodigen om te vertellen wat speelt en belangrijk is. We zijn op dit moment aan het onderzoeken of we Circlelytics ook gaan inzetten ter voorbereiding op die inloop bijeenkomsten. Op die manier kunnen ook de collega’s die niet aanwezig kunnen zijn, hun inzichten delen.
Daarna volgt de terugkoppeling: “Dit gaan we ermee doen, op basis van wat we leerden uit de raadpleging en inloopbijeenkomst”. Dit vergroot opkomst en vertrouwen, vooral bij gevoelige thema’s zoals sociale veiligheid of nieuwe beoordelingssystematieken.
Bij zo’n inloopbijeenkomst, vertelt Nancy, is het voor collega’s mogelijk aantrekkelijker om te komen als we als OR kunnen zeggen “we gaan in op de vragen en input die jullie vooraf al met de online dialoog hebben gedeeld, dus kom vooral”. We willen de mensen dan al extra verleiden naar de bijeenkomsten te komen zonder de druk dat je daar per se moet spreken en wij alleen maar vragen stellen. We vullen daar Nancy op aan dat 50-80% van de mensen het niet prettig vindt om in groepen te moeten praten. Online kunnen ze dat vooraf doen, waardoor je bij zo’n bijeenkomst goed zichtbaar bent en veel aan hen kunt teruggeven.
Privacy
Om daar verder op door te gaan. Mensen vinden allerlei onderwerpen sowieso spannend. Veiligheid is er eentje van. Maar een nieuwe beoordelingssystematiek ook. Het is dan veel aantrekkelijker om toch je suggesties te doen als je privacy krijgt om je mening te uiten. Daardoor hebben ze ook de tijd en rust om goed na te denken over wat ze willen vertellen.
Sterke Teamdynamiek
De huidige OR, grotendeels nieuw maar zeer betrokken, kenmerkt zich door een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en onderlinge steun ineen drukke projectomgeving. “Je weet nooit wanneer je projecten in de brandvliegen en een ander nodig hebben. Dan is er altijd iemand die bereid is om jouw taken waar te nemen,” beschrijft Nancy. Dat ervaart en ziet ze ook buiten de OR, in de cultuur van de organisatie. We zijn allemaal stevig op de inhoud, maar we zijn heel goed om de relatie in beeld te houden. Dus een ander perspectief, of zelfs een stevige discussie is prima en gezond, maar het hogere doel delen we en houden we voor ogen. “Dat zit echt in de cultuur. Wat dat betreft past goed bij dialoog, waarbij je - ook soms stevig - leert en openstaat voor hoe een ander het anders ziet dan jij”.
HasKoning won in 2020/2021 de Gouden Driehoek-trofee voor robuust overleg in de driehoek OR-RvB-RvC. De Gouden Driehoek trofee, ook welDriehoek 3D Trofee genoemd, is een jaarlijkse prijs van de AlliantieMedezeggenschap en Governance (AMG). Deze trofee beloont organisaties met robuust overleg in de governance-driehoek: medezeggenschap (OR), bestuur/directie en toezicht (RvC/RvT). De focus ligt op structureel, formeel en informeel overleg dat leidt tot strategische besluitvorming met resultaten op duurzaamheid, diversiteit en maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Deze aanpak maakt niet alleen de ondernemingsraad maar ookHaskoning een aantrekkelijke werkgever waar dialoog centraal staat. Met bevlogen medewerkers die gehoord en gezien worden en bijdragen aan een sterkere organisatie.
