Reclassering Nederland is een onafhankelijke stichting. Er werken ongeveer 2.000 medewerkers. Reclasseren is een wettelijke taak. Onze medewerkers zijn experts: ze hebben veel kennis van crimineel gedrag en maatregelen die werken. En ze weten hoe ze cliënten kunnen helpen. Ons werk is mensenwerk. We gebruiken wetenschappelijke aanpakken en inzichten.
Over CircleLytics
CircleLytics is de unieke online assistent voor leiders om teams, afdelingen of netwerken van mensen intelligent, aantrekkelijk en veilig te betrekken bij vraagstukken. Met groepen van 10 tot vele 1.000en. De online dialoog bereikt je hele doelgroep, geeft privacy en tijd, vergroot deelname met 30-50% en maakt informatie 50% betrouwbaarder. We interviewen regelmatig mensen en organisaties die de dialoog aangaan, zoeken naar andere perspectieven dan die van henzelf, en daardoor gedragen, effectieve beslissingen nemen.
In een grote regio van een landelijke organisatie gingen tien units van elk 15 tot 30 medewerkers een nieuwe werkwijze invoeren om beter te sturen op kwaliteit. Per unit moest een kwaliteitscoach komen. Maar met welke focus, welke aandacht op welke activiteiten? De units verschillen onderling sterk in cultuur, omgangsvormen en werkmethoden. De centrale vraag was daarbij: hoe betrek je iedereen écht bij zo’n verandering, zodat het niet iets wordt dat over medewerkers heen wordt uitgerold, maar iets wat zij mede vormgeven?
Overwegingen die we daarbij hadden waren de volgende.
o geen bijeenkomst of Teams want dat blokkeert een goede dialoog
o we wilden onderling leren van elkaars suggesties stimuleren
o elke unit heeft eigen aspecten dus we scheren ze niet over een kam
o het moeten niet maanden duren voordat we dit afronden.
De keuze viel op de dialogische werkvorm van CircleLytics om deze redenen:
Het instrument maakt gestructureerde, anonieme online dialogen mogelijk, zodat medewerkers eerlijk en vrijuit kunnen antwoorden zonder groepsdruk of hiërarchische ruis. Geen druk van de klok en je hoeft niet naar een zaaltje te komen. Medewerkers krijgen tijd en ruimte om na te denken, vanaf hun eigen werkomgeving. We komen daardoor erachter wat ze het belangrijkste vinden en waarom.
Door het inzetten van een tweede ronde, de dialogische stap, leren mensen van elkaar en kunnen ze elkaars ideeën waarderen en constructief aanvullen.
Het instrument is schaalbaar en geschikt om parallel per unit de dialoog te voeren, rekening houdend met verschillen in cultuur en teamfase. Hierdoor konden we tien parallelle sessies houden, gedurende twee weken.
Een unitmanager die de virtuele sessies leidde zegt hierover:
“We kozen ervoor om per unit parallelle dialogen te houden omdat ze elk hun eigen identiteit, werkwijze en ontwikkelingsfase hebben. Dit gaf ruimte aan ieder team om zélf te bepalen wat zij belangrijk vinden voor de rol van een kwaliteitscoach. Ook de uitkomsten zijn dan specifiek voor die unit.”
De vragen aan medewerkers
Medewerkers kregen via CircleLytics twee open vragen, via een beveiligde link, in huisstijl, in hun e-mailbox voorgelegd, waaronder:
Wat is jouw gedachte over hoe de kwaliteitscoach het best ingezet kan worden en waarom?
Deze vragen werden geanonimiseerd en zonder onderlinge beïnvloeding beantwoord. In een workshop of andere bijeenkomst lukt dat niet: dan zij er medewerkers die teveel spreken, anderen te weinig en weer anderen kunnen niet.
Vervolgens gingen medewerkers in een tweede ronde, een aantal dagen later, in dialoog met elkaars antwoorden. De kern van dialoog is niet ‘bij elkaar zitten’ maar leren van andersdenkenden en daardoor opnieuw nadenken over het vraagstuk. De vraag was:
Wat steun je van wat anderen zeggen?
Zij konden dus lezen wat anderen anders antwoordden. Zij kregen 4 dagen tijd voor reflectie, een herinnering, en konden daardoor nieuwe inzichten opdoen, zich laten inspireren en de suggesties van anderen steun geven door een positieve score.
De mate waarin ze het steun gaven kon +1, +2 of +3 zijn waardoor je weet wat het sentiment is. Ook konden ze afwijzen van wat anderen hadden gezegd, met opnieuw een sentiment erbij wat -3, -2 of -1 kon zijn. Ze hebben de privacy en dus veiligheid om dat te doen, en ze weten niet welke personen achter welke antwoorden zitten. Niemand wordt in die zin persoonlijk geraakt of aangesproken en dat is in een bijeenkomst niet bereiken. Ook vroegen we:
Kun je vertellen waarom je dit steunt of juist niet en heb je nog een tip?
De voordelen van de dialogische aanpak en het onderling lerend vermogen. Meer diepgang in inzichten doordat medewerkers de tijd krijgen hun gedachten te ordenen en zichzelf uit te drukken hoe ze het willen. Het lezen van elkaars perspectief heeft volgens deelnemers erg geholpen om elkaar te begrijpen en zelf beter na te denken. Samen kun je kritischer en beter nadenken dan alleen, zo bleek.
Een ander voordeel is de vermindering van vooroordelen en groepsdruk. Mensen doen anoniem mee en denken na vanaf hun eigen werkplek, op hun eigen moment. Dat is veel natuurlijker en comfortabeler dan mensen in een vergaderzaaltje te zetten. Nu bleven ieder in hun eigen context, hun eigen werksituatie. Precies de goede plek, want dat is de plek en daar zit het werk waar we samen de verbetering voor zoeken.
Een ander aspect is betrokkenheid. Gewoonlijk kan niet iedereen als je een bijeenkomst plant en mensen houden niet zo erg van dat soort bijeenkomsten. Vaak omdat het als onbevredigdend wordt ervaren omdat bijvoorbeeld dezelfde het woord voeren en andere mensen het moeilijk vinden om in een groep te spreken. Nu, online, kan iedereen gevraagd wordt en betrokken worden. Iedereen kan bijdragen en niemand wordt uitgesloten van deze belangrijke verandering die we voor elkaar willen krijgen.
De tweede, dialogische ronde van de parallelle sessies maakte per unit zichtbaar wat het meest gesteund werd en wat het meest werd afgewezen. Hierdoor wisten de unit managers en de kwaliteitscoaches direct waar draagvlak voor bestaat.
o Welke taken en activiteiten vindt deze unit het belangrijkst.
o De redenen waarom ze dat het belangrijkst vinden en welke tips belangrijk zijn.
o En zo ook wat ze het minst steunen en waarom, en welke tips ze nog hebben.
De start van de kwaliteitscoaches is daardoor succesvol verlopen en ze konden direct in een ‘warm bad’ stappen. De dialogische sessies en het betrekken en laten meedenken, namen de weerstand weg.
De kwaliteitscoaches wisten bovendien waar nog resterende weerstand zat en konden daar rekening mee houden.
Door de dialogische aanpak wordt niet alleen kennis en ervaring gedeeld, maar ook het eigenaarschap van verandering vergroot - een kritieke succesfactor bij organisatieveranderingen die echt willen landen.
Voor managers die streven naar kwaliteit en werkplezier is deze manier van samen denken, veranderen en verbeteren een effectief middel om mensen niet alleen te bereiken, maar ook te activeren en te verbinden. CircleLytics faciliteert zo een veilige, inclusieve en productieve dialoog die het fundament legt voor duurzame kwaliteitsverbeteringen. Samen kom je verder en zijn managers flink effectiever.
